Студенческая мобильность

Сформировать следующий пакет документов

Ознакомиться с информацией, изложенной в Памятке возмещения расходов студентам за поездки, а также в буклете "Возмещаемые НИУ ВШЭ расходы на командировку / участия в научном мероприятии". 

Заполнить заявку в Едином личном кабинете

Заявку можно найти через Научные сервисы/Трэвел-гранты для сотрудников, студентов, аспирантов.

ПОДАТЬ ЗАЯВКУ

Ожидать решения Научной комиссии по заявке

В течение 10 рабочих дней с момента подачи заявки заявителю на указанный в заявке e-mail поступает письмо с решением комиссии (отказать/поддержать).

Прислать документы для запуска приказа о направлении на научное мероприятие

В случае вынесения Научной комиссией положительного решения по вашей заявке издается приказ о направлении на научное мероприятие и возмещении расходов за участие.

Для подготовки приказа необходимо прислать ответственному секретарю комиссии следующие документы, подтверждающие фактические расходы:

• выписку из личного кабинета на сайте банка, подтверждающую факт оплаты проезда, проживания, орвзноса,  оплату расходов на оформление визы и/или медицинской страховки.
• все имеющиеся билеты и подтвержденные  бронирования с указанием стоимости и дат. 

Обратите, пожалуйста, внимание, что все расходы должны быть оплачены исключительно с вашего лицевого счета.  Бухгалтерия НИУ ВШЭ не сможет возместить расходы, если они будут произведены с лицевого счета другого физлица. Более подробную информацию смотрите в  Памятке возмещения расходов студентам за поездки, а также в буклете "Возмещаемые НИУ ВШЭ расходы на командировку".

После того, как приказ будет подписан и зарегистрирован, ответственный секретарь комиссии высылает номер и дату приказа на указанный заявке e-mail.

Принять участие в научном мероприятии

Сохранить в поездке на научное мероприятие все документы, подтверждающие фактические расходы (посадочные талоны из самолета, авиа- и ж.д.-билеты с указанием стоимости и дат, чеки из гостиниц/общежитий и пр.).

Предоставить отчетные документы

В течение 3 дней с даты окончания мероприятия предоставить ответственному секретарю комиссии следующие документы:

• Отчет об участии в научном мероприятии. Форма отчета в приложении к регламенту (см. файл по ссылке).
• Заполненное и подписанное ручной подписью заявление о возмещении расходов обучающимся*.  Шаблон заявления можно найти на сайте финансовой дирекции НИУ ВШЭ или скачать по ссылке.
• Сканы всех документов, подтверждающих фактические расходы (посадочные талоны из самолета, авиа- и ж.д.-билеты с указанием стоимости и дат, чеки из гостиниц/общежитий и пр.).
• Документы, подтверждающие участие в мероприятии, диплом, сертификат, письмо от организаторов после проведения мероприятия и т.п. (при наличии). 

*На оригинале заполненного заявления  ставится виза (подпись) ответственного секретаря комиссии, после чего заявление передается на подпись декану факультета (в каб. S826).

Отправить документы

Предоставить в бухгалтерию документы для выплаты возмещения

Необходимо предоставить в  бухгалтерию ВШЭ (Кривоколенный переулок, д. 3а, каб. 414к, можно положить в лоток при входе с правой стороны у двери) следующие документы:

• Подписанное деканом факультета  заявление о возмещении расходов обучающимся. Шаблон заявления можно найти на сайте финансовой дирекции НИУ ВШЭ или скачать по ссылке.
• Посадочные талоны / ж/д билеты. При этом посадочный талон должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.
• Документ, подтверждающий оплату проживания (счет из отеля, банковская выписка со оригиналом штампа).
• Документ, подтверждающий оплату организационного взноса (счет от организатора, банковская выписка со оригиналом штампа).

• Документ, подтверждающий участие в мероприятии (диплом, сертификат, письмо от организаторов после проведения мероприятия и т.п.).

• Номер приказа о возмещении средств (присылает ответственный секретарь).

Все документы на иностранном языке должны иметь перевод на русский язык (на отдельном листе напечатать перевод).

Более подробно вы можете ознакомиться с нормативной информацией на странице Финансовой дирекции и в  Памятке возмещения расходов студентам за поездки.