🗺 Финансирование участия в научных мероприятиях

📋 Подготовка пакета документов и подача заявки

1. Ознакомьтесь с документами о возмещении расходов:

📓Памятка возмещения расходов студентам за поездки;

📑 Буклет «Возмещаемые НИУ ВШЭ расходы на командировку/участие в научном мероприятии».

2. Сформируйте пакет документов в зависимости от типа участия:

3. Подайте заявку через Единый личный кабинет (ЕЛК):

ЕЛК→ Сервисы → Научные сервисы → Трэвел-гранты для сотрудников, студентов, аспирантов

ПОДАТЬ ЗАЯВКУ

💡 Если вам нужно прикрепить несколько файлов, соберите их в один архив (ZIP или RAR) и загрузите в любое поле, предназначенное для приложения документов.

4. Следите за статусом заявки и ожидайте решения Научной комиссии: 

В течение 10 рабочих дней с момента подачи заявки на указанный e-mail поступит уведомление с решением комиссии (поддержать/отказать).

Прохождение процедуры экспортного контроля (после одобрения заявки и только для международных мероприятий)

Выполняется только, если мероприятие проходит за пределами РФ.

Если ваша научная тематика относится к научно-техническим или естественно-научным направлениям, вам необходимо пройти процедуру экспортного контроля.

1. Подготовьте пакет документов:

2. Направьте подготовленные материалы секретарю/менеджеру научной комиссии ФКН не позднее чем за 10 рабочих дней до начала мероприятия.

Более подробные инструкции по оформлению документов для прохождения экспортного контроля будут высланы вам по электронной почте. 

Необходимые шаблоны:

Акт экспертизы по экспортному контролю (DOCX, 21 Кб)

Форма Авторской справки для студентов (доклад) (DOCX, 15 Кб)

Предоставление документов для запуска приказа о направлении на научное мероприятие (после одобрения заявки)

После вынесения Научной комиссией положительного решения по вашей заявке издаётся приказ о направлении на научное мероприятие и возмещении расходов за участие.

Для подготовки приказа необходимо направить ответственному секретарю (Трощенко Д.С.) / менеджеру (Панкова А.А.) комиссии следующие документы, подтверждающие фактические расходы:

📌 Требуемые документы:

💳 Выписки из личного кабинета банка, подтверждающие оплату:

• проезда;
• проживания;
• оргвзноса;
• оформления визы и/или медицинской страховки.

🎫 Все имеющиеся билеты и подтверждённые бронирования с указанием:

• стоимости;

• дат поездки/проживания.

⁉️ Важно: все расходы должны быть оплачены исключительно с вашего лицевого счета. Бухгалтерия НИУ ВШЭ не сможет возместить расходы, если они будут произведены с лицевого счета другого физического лица. Более подробную информацию смотрите в  Памятке возмещения расходов студентам за поездки, а также в буклете "Возмещаемые НИУ ВШЭ расходы на командировку".

🔖 Приказ о направлении на научное мероприятие. После того, как приказ будет подписан и зарегистрирован, ответственный секретарь (Трощенко Д.С.) / менеджер (Панкова А.А.)  комиссии направит вам номер и дату приказа на указанный в заявке e-mail.

📈 Участие в научном мероприятии

В поездке на научное мероприятие необходимо сохранить все документы, подтверждающие фактические расходы (посадочные талоны на рейс, авиа- и/или железнодорожные билеты с указанием стоимости и дат, чеки из гостиниц/общежитий и пр.).

Предоставление содержательного отчета о поездке и подготовка заявления о возмещении расходов

В течение 3 дней после окончания мероприятия предоставьте:

📝 Отчет об участии (по форме из регламента, см. файл по ссылке).

📄 Заявление о возмещении расходов (подписанное вручную). Шаблон заявления можно найти на сайте Финансовой дирекции НИУ ВШЭ или скачать по ссылке.

📎 Сканы всех подтверждающих документов:

• Посадочные талоны, билеты;
• Чеки за проживание;
• Подтверждение оплаты оргвзноса;
• Сертификат/диплом/письмо от организаторов (при наличии).

📌 Оригинал заполненного заявления о возмещении расходов сначала визирует ответственный секретарь (Трощенко Д.С.) / менеджер (Панкова А.А.) научной комиссии, а потом Вы его отдаёте на подпись декану факультета или заместителю, уточнив эту информацию в приемной (S826).

💳 Получение возмещения

Необходимо предоставить в Финансовую приемную ВШЭ, расположенную по адресу: Кривоколенный переулок, д. 3а, каб. 414к-416к, следующие документы:

• Подписанное деканом факультета заявление о возмещении расходов обучающимся. Шаблон заявления можно найти на сайте финансовой дирекции НИУ ВШЭ или скачать по ссылке.
• Посадочные талоны / ж/д билеты. При этом посадочный талон должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.
• Документ, подтверждающий оплату проживания (счет из отеля, банковская выписка со оригиналом штампа).
• Документ, подтверждающий оплату организационного взноса (счет от организатора, банковская выписка со оригиналом штампа).
• Документ, подтверждающий участие в мероприятии (диплом, сертификат, письмо от организаторов после проведения мероприятия и т.п.).
• Номер приказа о возмещении средств (присылает ответственный секретарь).

🌐 Все документы на иностранном языке должны сопровождаться переводом на русский язык (на отдельном листе).